Stadsrekeningen zijn voor de plaatselijke geschiedenis een rijke bron van informatie. In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, zijn de stadrekeningen allerminst saai. Sommige posten in zo’n oude rekening zijn verhaaltjes op zich. Zo lezen we in de eerste post van de stadsrekening over 1616, dat 26 jaar na de fatale stadsbrand de Vaeckespoort nog steeds niet was herbouwd en daarom geen inkomsten genereerde. Ze leveren ook veel informatie op over de dagelijkse gang van zaken in het bestuur van de stad, wie de bestuurders waren, wat zij declareerden, wie de dienaren en van wie de stad producten afnam, de winkeliers (die een vensterbelasting moesten betalen) alsmede over het netwerk van de stad(sbestuurders) en de verhouding tot de stadsheer. Ook in genealogisch opzicht zijn ze interessant.
De oudst bewaarde stadsrekening van Borculo dateert uit 1602. Mogelijk zijn door de stadsbrand van 1690 oudere archiefbestanden verloren gegaan. Er zijn geen aanwijzingen dat het Münsterse bestuur ook de archieven van de stad Borculo na inbezitneming van het bestuur over Borculo in 1579/1580 overgebracht heeft naar Münster, zoals dat in ieder geval deels met de heerlijkheidsarchieven is gebeurd.

Het rekeningjaar
Het rekeningjaar van de stad Borculo liep tot en met 1778 vanaf Driekoningen tot Driekoningen. Dit hing samen met de benoeming van het stadsbestuur op de eerste zondag na Driekoningen. De controle van de stadsrekeningen (het zgn. ‘afhoren’)  vond plaats voorafgaand aan de magistraatsbestelling. Vanaf 1779 vond de jaarlijkse aanstelling plaats op de eerste woensdag in april.

Inkomsten en uitgaven van de stad
De inkomstenbestonden uit:

• verpachtingen (delen van openbare gebouwen, huizen, grond, weiderecht);
• verpachting van de tol (Lebbenbrug)
• verpachting van de Lebbenbrug  (het huis/herberg, tevens katerstede);
• aanzuivering van het tekort op de stadsrekening van het voorgaande jaar door de rentmeester, indien die rekening met een tekort afgesloten was;
• verpachting van belastingen (“accij(n)s”) ;
• de jaarlijkse vrijkoop van de verplichting tot het houden van de wacht;
• incidentele inkomsten, zoals verwerving van het burgerrecht en het onderhoud daarvan (zie Bronnenpublicatie nr. 5, eerste deel).

De uitgaven bestonden uit:

• bouw en onderhoud van openbare gebouwen (stadhuis, school, bruggen, poorten, wachthuizen), stadverdedigingswerken (wallen en grachten), wegen;
• loon en kleding stadswachters, stadsdienaren etc.; salaris burgemeesters (omstreeks 1777 niet meer dan 7 gulden per jaar!);
• onderhoud van de afrasteringen (“tuenen”) op de buiten de stad gelegen stadsweiden;
• reis- en verblijfkosten voor bestuurders en ambtenaren;
• giften op hoogtijdagen en consumpties (‘verteringe’) bij bijzondere gelegenheden, alsmede contacten met het Hof;
• incidenteel: kosten van inkwartiering van soldaten;
• ondersteuning “buitenlandse” armen (voor de burgerlijke armen was er de Provisorie of het Gasthuis; voor de gereformeerde armen de diaconie).

In tegenstelling tot wat men tegenwoordig zou verwachten treft men in de rekeningen geen posten aan voor de aan- en verkoop van onroerend goed en leningen.

Verantwoordelijkheid voor de stedelijke financiën
De vier burgemeesters en de acht voor het leven benoemde gemeenslieden waren verantwoordelijk voor de stedelijke financiën. Een gecontroleerde (“afgehoorde”) door de rentmeester opgemaakte jaarrekening werd dan ook door hen allen na vaststelling ondertekend. Van de rekeningen werden tenminste twee exemplaren opgemaakt, waaronder één voor de heer van Borculo en één voor het stadsbestuur. Stadsrekeningen kan men dus aantreffen in het stadsarchief en in het heerlijkheidsarchief.
De stadsrentmeester, die evenals de burgemeesters door de heer werd benoemd, voerde de stedelijke administratie. Hij moest jaarlijks, in de dagen voorafgaand aan de aanstelling van het nieuwe stadsbestuur verantwoording van zijn financieel beheer afleggen aan de vier burgemeesters en de acht gemeenslieden. Deze laatsten werden overigens benoemd door de burgemeesters en zijn te beschouwen als de vertegenwoordigers van de burgerij in het stadsbestuur.

Stadsrentmeesters:
Hendrick Kock, 1602
… Kallenkamp, 1603
Derick Paschius, 1606-1607
Zeyno Meijling, 1609-1610
Gaert Marquerinck, 1612, 1623
Geryt Kuyper, 1613
Goevert Bartolomeussen, 1614-1616
Onbekend, 1618-1619, 1628
Wilhelm Kalenkamp, 1622
Harmen Gerverdinck, 1626
Willem Marquerdinck, 1627, 162-1632
Henrich van Eijll, 1635-1636
Rolof Vith, 1637-1640
Berendt Marquerinck, 1645-1646
Rudolph Stapelbroeck, 1649
Jan Stapelbroeck, 1650-1662
Oswaldus Buck, 1667
Wijnnolt Broeker, 1668-1674
Peter Spancker, 1675-1677, 1685-1690
Bernard Umbgrove, 1678-182
Geerlich Cappers, 1683-1684, 1693
Albert Muyderman, 1697-1704
Henrick van Klinckenberg, 1705-1722, 1729
Hendryck Gerverdinck, 1722
Albregt Moiderman, 1726-1728
Hendrick ter Maedt, 1730-1735
Garh. Theger, 1736-1747
Pieter Harmsen, 1748-1754
Hendrik te Harkel, 1755-1759, 1761-1768
Jan Cramer, 1760
Johannis Prior, 1769-1781
Godfried Leefers, 1784-1796
A. Meilink, 1799-1810

Transcriptie en bewerking
De originele rekeningen berusten meestal in het Oud-archief van de Stad Borculo, aanwezig in het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. In de inventaris, die hier te vinden is, wordt in de kolom ‘opmerkingen’ gemeld of er een transcriptie (trs.) aanwezig is.  De rekeningen bestrijken de periode 1602 tot en met 1810 (met hiaten). De oudste rekeningen zijn deels in een slechte materiële toestand overgeleverd, waardoor delen zijn weggevallen of niet meer leesbaar zijn.
De transcriptie moet altijd met het origineel vergeleken worden. Maar dit is de verantwoordelijkheid van de onderzoeker/gebruiker.

Rekeningen in andere archieven
Soms bevinden zich in andere archieven exemplaren van de stadsrekening. Omdat de Heer van Borculo ook een exemplaar kreeg, hoeft het geen verwondering te wekken dat zich in zijn archieven exemplaren bevinden. Concreet:

• Gelders Archief, Archief Heren van Borculo, inv.nr. 12. Stads-, kerken en provisorenrekeningen van Borculo over 1677, 1679 en 1680.
• Nationaal Archief, Archieven van de Nassause Domeinraad, inv.nr. 2202. Rekeningen van de rentmeesters van de stad Borculo, 1778-1792. Afgejoord 1779-1793. 1 pak.