In zijn grootste omvang omvatte de heerlijkheid Borculo het grondgebied van de voormalige gemeenten Borculo, Neede, Eibergen, Groenlo en Lichtenvoorde. De grenzen van de heerlijkheid zijn in de loop der tijd nogal eens aan veranderingen onderhevig geweest. Duidelijk is, dat de huidige gemeentegrenzen in hoofdzaak terug te voeren zijn op de grenzen van de voogdijen. In de vorming van deze voogdijen is de ordende hand van de heer van Borculo duidelijk aanwezig geweest. Naast deze bestuurlijke/territoriale grenzen waren er oudere kerkelijke of kerspelgrenzen, marke- en buurschapsgrenzen.
Kerspelen en buurschappen
De oudst bekende indeling van het gebied is die in parochies of kerspelen. Het woord kerspel is ontstaan uit kerk+spellen, waarbij spellen “verklaren” betekent. Spel is de verkondiging van rechtsbeslissingen en vervolgens het gebied waarvoor deze beslissingen van kracht waren. Meestal viel in de Middeleeuwen het gebied van de kerkelijke gemeente en dat van het wereldlijk gezag samen. Maar er waren uitzonderingen, zeker ook in de heerlijkheid Borculo. Tot 1509 waren er in de heerlijkheid Borculo vier kerspelen te onderscheiden. Deze parochies werden voor het eerst genoemd in de goederenlijst van graaf Hendrik van Dahl, heer van Diepenheim uit 1188.
Kerkelijke en bestuurlijke ontwikkeling, ca. 1200 – 2005:
| Buurschap | Kerspel | Voogdij | Gemeente (1811) | Gemeente (2005) |
| Beltrum | Groenlo | Beltrum | Beltrum | Berkelland |
| Lintvelde | Groenlo | Beltrum | Beltrum | Berkelland |
| Avest | Groenlo | Beltrum | Beltrum | Berkelland |
| Zwolle | Groenlo | Beltrum | Beltrum | Oost-Gelre |
| Lievelde | Groenlo | Lichtenvoorde | Lichtenvoorde | Oost-Gelre |
| Vragender | Groenlo | Lichtenvoorde | Lichtenvoorde | Oost-Gelre |
| Zieuwent | Groenlo | Lichtenvoorde | Lichtenvoorde | Oost-Gelre |
| Harreveld | Groenlo | Lichtenvoorde | Lichtenvoorde | Oost-Gelre |
| Borculo | Geesteren | n.v.t.-stad | Borculo | Berkelland |
| Dijcke | Groenlo | stad Borculo | Borculo | Berkelland |
| Geesteren | Geesteren | Geesteren | Geesteren | Berkelland |
| Biel | Geesteren | Geesteren | Geesteren | Berkelland |
| Heure | Geesteren | Geesteren | Geesteren | Berkelland |
| Resepe of Kulsdom | Geesteren | Geesteren | Geesteren | Berkelland |
| Neede (dorp) | Neede | Neede | Neede | Berkelland |
| Brammelerbroek | Neede | Neede | Neede | Berkelland |
| Gelselaar | Neede | Geesteren | Geesteren | Berkelland |
| Hoonte | Neede | Neede | Neede | Berkelland |
| Lochuizen | Neede | Neede | Neede | Berkelland |
| Markvelde | Neede | n.v.t. | Diepenheim | Hof van Twente |
| Eibergen (stad) | Eibergen | Eibergen | Eibergen | Berkelland |
| Olden Eibergen | Eibergen | Eibergen | Eibergen | Berkelland |
| Haarlo | Eibergen | Geesteren | Geesteren | Berkelland |
| Holterhoek | Eibergen | Eibergen | Eibergen | Berkelland |
| Hupsel | Eibergen | Eibergen | Eibergen | Berkelland |
| Rekken | Eibergen | Eibergen | Eibergen | Berkelland |
| Mallem | Eibergen | Eibergen | Eibergen | Berkelland |
Verdwenen buurschappen
Daarnaast worden er in de loop van de eeuwen gebieden als buurschap aangeduid, maar wisten die status niet te behouden:
In het kerspel Groenlo: de buurschap Zomers, ten oosten van de stad en ten dele de buurschappen Zwolle en Lievelde overlappend.
In het kerspel Eibergen: Borclo of Eldijck (tussen Haarlo en de stad Borculo) en de mark van de Ramsbeek (Zwilbrock en de Holterhoek ten noorden van de Ramsbeek. In het kerspel Neede de buurschap Giffel, die opgegaan is in Hoonte.
Kerspel Borculo
Pas in 1509 werd het kerspel Borculo gesticht. Dit bestond uit de stad Borculo (van de parochie Geesteren afgesplitst), het kasteel Borculo (van de parochie Eibergen afgesplitst) en de buurschap Dijcke of Dijkhoek (van de parochie Groenlo afgesplitst).
Het is nog niet helemaal duidelijk of er een samenhang bestaat tussen de oprichting van dit nieuwe kerspel en de omvorming van de wereldlijke kerspelen in voogdijen. De voogdijen worden namelijk pas na 1500 genoemd.
Steden
Steden onderscheidden zich van dorpen door hun geconcentreerde bebouwing, verdedigingswerken (grachten, wallen of muren, en poorten), de economische functie als marktplaats voor de omgeving, zetel van bestuur en rechtspraak. In juridische zin is het onderscheid belangrijk, dat het binnen de grachten gelegen gebied (en het gebied er omheen) uitgezonderd waren van het voor alle inwoners van het platteland geldende recht. Al deze voorrechten, maar ook de rechten en plichten van de inwoners van de stad, werden vastgelegd in een zogenaamd stadsrechtprivilege, dat na onderhandelingen door de landsheer (de heer van Borculo) verleend werd.
In de laatmiddeleeuwse heerlijkheid Borculo zijn drie steden ontstaan.:
- Borculo (met schependom Dijcke of Dijkhoek). Stadsrecht in 1375.
- Eibergen (geen schependom, want er was geen rechtspraak door schepenen). Stedelijke rechten niet eerder dan de 15de eeuw.
- Lichtenvoorde. Wel als stad aangeduid, maar geen afzonderlijk bestuur en geen stedelijke rechten bekend.
Borculo en Lichtenvoorde hadden als gemeenschappelijk kenmerk dat ze ontstaan uit een nederzetting bij een kasteel. Maar Lichtenvoorde ontwikkelde zich pas na 1616 tot een bestuurlijk centrum van de nieuwe heerlijkheid Lichtenvoorde. Borculo maakte deze ontwikkeling al door sinds de middeleeuwen. Eibergen was geen bestuurlijk centrum, noch handelscentrum. Toch wist het enige stedelijke rechten te verwerven.
Het belangrijkste stedelijke kenmerk, namelijk de juridische zelfstandigheid ten opzichte van de heer van Borculo, bestond eigenlijk alleen bij de stad Borculo. Het stadsbestuur oefende echter alleen de lage rechtspraak uit: vrijwillige rechtspraak (maken van koopcontracten, overdrachten, hypotheekakten, testamenten, boedelscheidingen) en de criminele rechtspraak voor zover er geen bloed gevloeid had. Deze zware strafrechtelijke zaken moesten voorgelegd worden aan de hoge of criminele rechtbank van de heer van Borculo. Ook met betrekking tot andere stedelijke kenmerken, zoals de vestiging van (jaar-)markten zijn er alleen activiteiten in Borculo waar te nemen. Waarschijnlijk met weinig succes, gelet op het grote gewicht van de naburige IJsselsteden Zutphen en Deventer.
De stad Eibergen was vrijwel zelfstandig in de keuze van de vier burgemeesteren en de gemeenslieden. De bevoegdheid van het stadsbestuur of magistraat strekte zich slechts uit tot het gebied van de stad en de buurschap Holterhoek. In de andere tot de voogdij behorende buurschappen had het stadbestuur geen enkele macht. Eibergen was geen volwaardige stad, onder andere omdat het stadsbestuur niet beschikte over enige vorm van rechtspraak. Het landrecht, dat is het recht dat gold voor het platteland, gold ook voor de burgers van de stad Eibergen.
Groenlo hoort hier niet bij, want heer Henrik van Borculo had al in 1236 de villa (= nederzetting) Groenlo verkocht aan graaf Otto van Gelre. Het gebied van de latere stad Groenlo was zo een Gelderse enclave in de Munsterse heerlijkheid Borculo. Het overgrote deel van het kerspel Groenlo, met het ambt Lichtenvoorde en de (latere) voogdij Beltrum bleef Borculo’s grondgebied. De grenzen tussen Groenlo, dat in 1277 stadsrechten kreeg, en de heerlijkheid Borculo liepen door de stadsgracht. In de loop van de Middeleeuwen is de stad er in geslaagd het gebied uit te breiden ten koste van de omliggende buurschappen. Het grondgebied van de vroegere gemeente Groenlo is bijna identiek aan dat van de laatmiddeleeuwse stad en schependom Groenlo.
Dorpen
In de middeleeuwen waren er twee of drie dorpen: Geesteren, Neede en Eibergen. Laatstgenoemde plaats heeft vermoedelijk in de late 15e eeuw stedelijke rechten verkregen. Dorpen hadden geen eigen bestuur. Zij vielen geheel onder de rechtsmacht van de heer van Borculo. Wel had elk dorp een marke, maar de heer van Borculo was in al die gevallen erfmarkerichter: voorzitter van de markevergadering. De stad Eibergen viel eveneens onder de rechtsmacht van de heer van Borculo, maar de burgerij van deze plaats koos een eigen bestuur en was in enkele andere opzichten vrijgesteld van het landrecht.
Voogdijen en buurschappen
De indeling in voogdijen dateert waarschijnlijk van na 1500. In de 16e eeuw was Lichtenvoorde een ambt of voogdij binnen de heerlijkheid Borculo. Stad en ambt Lichtenvoorde werden in 1616 losgemaakt uit het verband met de heerlijkheid Borculo. Voogdijen waren administratieve districten in de heerlijkheid Borculo. In de persoon van de voogd kwamen een aantal uitvoerende bestuurstaken samen. De voogd was een door de heer benoemde ambtenaar. Hij was veldwachter, deurwaarder, toezichthouder op het onderhoud van wegen, waterleidingen, hij riep de ingezetenen op tot dienstverplichtingen ten gunste van de heer.
De voogden oefenden ook nevenwerkzaamheden uit. Zo was de voogd van Geesteren tevens Hofvoogd, waardoor hij verantwoordelijk was voor de regeling van de dagelijkse gang van zaken op het Hof te Borculo. Het betrof ondermeer: het regelen van de wacht, de bewaking van de gevangenen en de organisatie van de uitvoering van een vonnis ( ophanging, verbanning; de beul of scherprichter was belast met de daadwerkelijke uitvoering) en het ontbieden van manschappen om de gracht rond het kasteel ijsvrij te houden. De voogd van Eibergen was in de zestiende eeuw vaak opzichter over de vele eigenhorigen van de heer. Dit was een categorie horigen die geen onderdeel waren van een hofverband, maar wel vele en zware verplichtingen hadden ten opzichte van de heer.
Uit de voogdijen zijn in 1811 de gemeenten Beltrum, Eibergen, Geesteren en Neede ontstaan. Stad en schependom Borculo werden de gemeente Borculo. In 1817 werd de gemeente Geesteren opgeheven en bij de gemeente Borculo gevoegd. In 1819 werd de gemeente Beltrum opgeheven en bij de gemeente Eibergen gevoegd. De Heerlijkheid Lichtenvoorde werd omgevormd tot gemeente Lichtenvoorde.