Gelderse archiefdiensten, die over een goedgekeurde archiefbewaarplaats beschikken, kunnen in aanmerking komen voor overname van sommige in het Gelders Archief berustende archieven. Dan kun je denken aan de huwelijksbijlagen, de notariële archieven en de oud-rechterlijke archieven van vóór 1811. Dat zijn bovendien veel door stamboomonderzoekers en historici geraadpleegde archieven. Tot maart 1811 vervulden de rechtbanken ten plattelande, waaronder die te Borculo en Lichtenvoorde, ook de functie van notaris. Dus overdrachten van onroerend goed, testamenten, voogdijzaken e.d. kan men in de oud-rechterlijke archieven vinden.
Een andere voorwaarde voor overdracht aan een lokale of regionale archiefdienst is dat de archieven in die staat worden overgenomen waarin ze aangeboden worden. Aan dit laatste ligt een besluit van een vroegere algemeen rijksarchivaris ten grondslag. Dat kun je betreuren, omdat die daarmee een van de grondbeginselen van het archiefbestel in Nederland aan de kant schoof, namelijk dat overgebrachte archieven openbaar zijn en dus aan het publiek ter inzage gegeven moeten kunnen worden. Dé voorwaarde daartoe is de archiefwettelijke verplichting van overheden hun voor blijvende bewaring in aanmerking komende archieven ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Het kan niet zo zijn dat in een archiefbewaarplaats bescheiden berusten die, om wat voor reden dan ook, gedurende lange tijd niet toegankelijk zijn.  Daarom is het initiatief van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) te prijzen om aandacht te vragen voor enkele overgenomen archieven die in een slechte materiële toestand verkeren.

Het ECAL heeft o.a. een aantal oud-rechterlijke archieven van het Gelders Archief overgenomen, waaronder die van de heerlijkheden Borculo en Lichtenvoorde. Vooral het oud-rechterlijk archief van Borculo verkeert voor een niet onaanzienlijk deel in een erbarmelijke materiële toestand. Daardoor kon het in het verleden grotendeels niet door het Gelders Archief ter inzage worden gegeven aan het publiek, en nu ook niet door het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. Dat wil er eindelijk werk van maken.

Omvang en lotgevallen van het Borculose archief
Bij het oud-rechterlijk archief van Borculo gaat het om een bestand van 50,5 strekkende meter. Het archief is geïnventariseerd door mr. J.P.W.A. Smit. ‘Naar schatting’,  schreef hij in 1912, ‘is van dit archief ruim de helft verloren gegaan’ [!] Daaraan zijn de slechte bewaarcondities debet geweest, zoals hij berichtte:^[1]

‘Omstreeks het jaar 1733 werd door den secretaris-Iandschrijver G. Vatebender eene nieuwe regeling getroffen. De meeste stukken ouder dan dien datum en de oudere protocollen werden uit de secretarie verwijderd en blijkbaar in eene zeer ongeschikte plaats, naar vermeld eene kamer in de kerk, opgeborgen (Verslagen omtrent ’s Rijks oude archieven 1884, pag. 20). Van daar, dat men later opsomde: papieren, die zoodanig vergaan waren, dat nog slechts gedeelten van regels zichtbaar waren en die zelfs niet konden lijden, dat men ze ter hand nam; andere, die zoodanig door de wormen vernield waren, dat de inhoud onleesbaar was, terwijl de bladen van vele akten reeds hun verband verloren hadden (eenvoudige notitie in een rekenboekje bij de boedel papieren).
Dit oudere gedeelte van het archief werd in het jaar 1884 door den rijksarchivaris op den zolder van het toenmalige stadhuis in onbeschrijfelijken toestand gevonden en door hem naar het depot te Arnhem overgebracht (Verslagen omtrent ’s Rijks oude archieven, ibid.).

De archieven, die na 1733 werden gevormd, bleven met enkele oudere stukken ter secretarie bewaard, waar, ingevolge besluit van den gouverneur der provincie van den 13en April 1817 no 2865/7, 1e afdeeling, in dat jaar van 1 tot 4 Juli een inventaris werd opgemaakt. Eerst later zijn zij naar de arrondissementsrechtbank te Zutphen overgebracht, vanwaar zij in het jaar 1888 door den rijksarchivaris in Gelderland zijn overgenomen (Verslagen omtrent ’s Rijks oude archieven, 1888, pag. 80).
In overeenstemming met de lotgevallen van beide gedeelten was ook de staat van conservatie verschillend. Het oudste gedeelte heeft zwaar van vocht en ongedierte geleden en de volgorde was tot op de enkele stukken volledig verstoord, maar bovendien waren ook fragmenten van vele stukken door het geheele archief verspreid. Naar schatting is van dit archief ruim de helft verloren gegaan.
De stukken van het nieuwere gedeelte hadden niets geleden en zijn in 1817 in aansluiting met de vroegere regeling tegen verder verval behoed.’

De inventaris van Smit werd later aangevuld met een nadere toegang op de tot dan toe wel zeer globaal (voornamelijk op jaar) beschreven procesdossiers. De inventaris en de nadere toegangen zijn te vinden op de website van Stad en Heerlijkheid Borculo. In die webinventaris is ook aangegeven welke inventarisnummers door het Gelders Archief niet meer ter inzage werden gegeven.

De slechte materiële toestand was reden om in 1991 de Stichting Stad en Heerlijkheid Borculo op te richten met als doel het op microfilm zetten van alle ‘Borculose’archieven buiten de regio. Een deel van het archief, met name de beter geconserveerde registers van de Borculose gerichten (de ‘gerichtsprotocollen’), was al eerder door de Mormonen op microfilm gezet. Vrijwilligers van de Stichting Stad en Heerlijkheid Borculo hebben in de jaren ’90 van de vorige eeuw vooral de losse en vaak in slechtere toestand verkerende dossiers op microfilm gezet. Na echter het archief gezien te hebben is de vraag of daadwerkelijk alles verfilmd is, resp. verfilmd kon worden. Sommige delen waren vermoedelijk te slecht. De moederfilms (waarvan eventueel digitale opnamen gemaakt kunnen worden) zijn achtergebleven op het Gelders Archief. De genoemde Stichting beschikt over een kopiefilmbestand, maar deze zijn aan slijtage onderhevig. Opnieuw verfilmen is geen optie meer in dit digitale tijdperk. De moederfilms digitaliseren is een optie, maar niet wenselijk, omdat de kwaliteit te wensen overlaat en ze bovendien zwart-wit zijn.

Mede door de microverfilming werd het mogelijk om de niet meer ter inzage zijnde archieven in te zien en er indexen op te maken. Inmiddels is ruim tweederde van de inventarisnummers van het oud-rechterlijk archief van Borculo voorzien van indexen op namen, data, plaatsen, gebeurtenissen e.d.. Deze indexen zijn via de archiefinventaris toegankelijk via de website.

De werkzaamheden van het Erfgoedcentrum
Archiefbeheerder Willem Willemsen is momenteel bezig de afzonderlijke bestanden door te nemen om de materiële toestand zo exact mogelijk te beschrijven. Naar verwachting zal dat karwei in het najaar voltooid worden. Hij doet dat professioneel door gebruik te maken van de schadeatlas van het Nationaal Archief. Hij noteert o.a. het soort schade(schimmel, inktvraat, muizenvraat) en de mate van de schade worden beschreven. Deze arbeidsintensieve methode leidt tot een gedetailleerd beeld van de schade aan de archiefbestanden, waardoor het Erfgoedcentrum t.z.t. betere afwegingen kan maken t.b.v. restauratie, conservering en/of digitalisering en beschikbaarstelling op de studiezaal/internet. Uit de eerste resultaten blijkt al dat sommige door het Gelders Archief niet meer beschikbaar gestelde bestanden toch wel beschikbaar gesteld kunnen worden, maar het omgekeerde komt ook voor. In het najaar zal er veel meer duidelijkheid zijn.

1615 – 2015: Borculo 400 jaar Nederlands grondgebied 
Restauratie zal waarschijnlijk heel veel geld gaan kosten. Daarom is het te hopen dat er naast gemeentelijke middelen, ook financiële bijdragen komen van inwoners, instellingen en bedrijven uit Berkelland en Oost-Gelre. Volgend jaar, op 20 december 2015,  kunnen de voormalige gemeenten Borculo, Neede, Eibergen en Lichtenvoorde herdenken dat zij 400 jaar Nederlands grondgebied zijn. Dat is het gevolg van het vonnis van het Hof van Gelderland op die datum (oude stijl) in 1615 in de strijd tussen graaf Joost van Limburg Stirum en de vorstbisschop van Münster ten gunste van de eerstgenoemde. En wat is nou mooier dan bij die gelegenheid een belangrijk archief te kunnen tonen, dat na 400 jaar eindelijk ook door de inwoners en ongetwijfeld vele andere belangstellenden ingezien kan worden.

Bennie te Vaarwerk

[1] J.P.W.A. Smit, ‘Inventaris der oude rechterlijke archieven van de stad en de heerlijkheid Borculo’, in: Verslagen omtrent ’s Rijks oude archieven, XXXV (1912), blz.233.