Vanmorgen (11 juni 2012) was in de TCTubantia een artikel te lezen over digitale optekening van de discussies in gemeenteraad en raadscommissies van Berkelland. De aanleiding waren vragen van het D66 raadslid Wilco van Wijk. Uit het artikel kan de conclusie getrokken worden dat Van Wijk het vooral te doen is om de hoeveelheid handwerk die er nog mee gemoeid is, een politiek argument (hoe breng je interrupties in beeld? Hier wordt mogelijk verondersteld dat de griffie niet objectief is. Ik neem aan dat de griffie eventueel aan de knoppen zit). Verder vraagt hij zich af of de gemeente wel voldoet aan de Archiefwet, vooral met het oog op de door de gemeente bedachte erg korte bewaartermijn. Op dit laatste punt ga ik verder in.
Inderdaad is het volgens de Gemeentewet zo dat het raadsverslag minimaal een besluitenlijst moet bevatten. Als de raad meer wil, moet dit vastgelegd worden in de verordening op de vergaderingen van de gemeenteraad. Tot nu toe, en daarin was Berkelland te prijzen, werden de verslagen volledig uitgeschreven. Omdat de raadsverslagen tot nu toe permanent te bewaren stukken zijn, gaan ze deel uitmaken van het Berkellandse schriftelijke erfgoed en kunnen toekomstige historische onderzoekers vrij nauwkeurig nagaan hoe individuele raadsleden stemden of het stemgedrag probeerden te beïnvloeden. Digitale opnamen bieden nog een extra dimensie, doordat de bezoekers en historische onderzoekers er o.a. een gezicht, stemgeluid en emoties erbij krijgen. Wanneer er een koppeling is met de stukken waarover een besluit moet worden genomen kunnen toekomstige generaties (maar ook de huidige!) zich een goed beeld vormen van het officiële politieke bedrijf in Berkelland.
Het raadsvoorstel en de daarover gestelde vragen van Wilco van Wijk en de beantwoording daarvan door B&W zijn te vinden op: http://www.gemeenteberkelland.nl/ris/Raad_en_commissies/Raadscommissies/
Commissie_Bestuur/Agenda_s_en_bijlagen_commissie_Bestuur/Archief/2012/
Commissie_Bestuur_12_juni_2012
Ik kan kort zijn over het B&W-voorstel: ik heb er geen goed gevoel bij. Waardoor komt dat? In de eerste plaats door het voorstel van het college om na ingebruikname van het nieuwe systeem de huidige uitgebreide notulen te vervangen door een besluitenlijst. Als dit vervolgens in de verordening op de raadsvergaderingen wordt vastgelegd, dan is deze lijst het enige stuk (naast uiteraard de stukken waarover besloten wordt) van de desbetreffende raadsvergadering dat volgens de Archiefwet voor permanente bewaring in aanmerking komt. Discussies, zoals tot nu toe, worden dan niet meer permanent gearchiveerd. Daarvoor is nodig dat in de raadsverordening ook wordt vastgelegd dat de digitale opnamen (geluid én beeld) eveneens worden gearchiveerd. Dit staat niet expliciet in het voorstel. De video-opnamen worden opgeslagen in het gemeentelijke document managementsysteem (dms). Dit is echter geen electronisch archief waartoe burgers en/of historische onderzoekers toegang hebben. De stukken van de raad daarentegen zijn en blijven openbaar. In het beste geval zijn de digitale raadsopnamen tot één jaar online terug te zoeken in het systeem. Daarna verdwijnen ze in het dms om daar pas uit gehaald te worden op het moment dat ze verplicht naar de archiefbewaarplaats overgebracht moeten worden. Dat is pas na 20 jaar! In de tussentijd moeten burgers, raadsleden en onderzoekers het doen met de besluitenlijst. Afgezien van de principiële openbaarheid van raadsstukken en -verslagen, is natuurlijk ook de vraag relevant of de gemeente Berkelland in staat is de digitale archiefstukken duurzaam te beheren, maar daar ziet de inspectie van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers op toe. Als liefhebber van de lokale en regionale geschiedenis meen ik dat zolang het archiveringssysteem geen recht doet aan de principiële (en kostenloze) openbaarheid van de digitale opnamen van de raadsvergaderingen, wat vastgelegd moet worden in de raadsverordening, het vanuit historisch oogpunt en ook terwille van de burgers en de raadsleden zelf, mogelijk moet zijn om steeds terug te kunnen vallen op een verslag van de discussies zoals tot op heden goed gebruik is in Berkelland.